DISPERSIP KOTA BANDA ACEH LAKSANAKAN PEMBINAAN PENGELOLA KEARSIPAN DI OPD LANGKAH PENTING DAN STRATEGIS

Dalam Era globalisasi dan mewujudkan pemerintahan yang baik dan bersih, serta  pelayanan publik yang berkualitas, harus didukung penyelenggaraan kearsipan baik di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan mestinya dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu. Arsip senantiasa tercipta sepanjang manusia masih beraktivitas dalam hidupnya, arsip dijadikan sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip harus dikelola dan diselamatkan, untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan, tentunya dalam upaya pengelolaan dan penyelamatan arsip ini sangat dibutuhkan kepedulian, kesadaran dan sumber daya manusia yang mumpuni.

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya, sesuai dengan arti yang terisyaratkan pada Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan kemanfaatan besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah, dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik, dan terpercaya, Pemerintahan daerah akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lain.

Fakta di lapangan, arsip di unit kearsipan umumnya masih belum dikelola secara optimal. Pada hal menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 pengertian unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan,

dimana unit kearsipan merupakan awal arsip itu tercipta dan merupakan tempat pengelolaan arsip dinamis. pengelolaan kearsipan belum berjalan sebagaimana yang diharapkan ada beberapa faktor penyebab diantaranya keterbatasan sumber daya manusia, kurangnya kepedulian terhadap pentingnya arsip, sarana  dan prasarana yang kurang memadai, selain itu juga komitmen pimpinan organisasi yang kurang memandang pentingnya bidang kearsipan bagi suatu organisasi, serta lemahnya alokasi anggaran untuk pengelolaan arsip.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Banda Aceh, pada hari Rabu 15 Juli 2020,pukul 9.00 Wib melaksanakan kegiatan pembinaan Pengelola Kearsipan di Sekretariat Pemerintah Kota Banda Aceh Bagian Tata Pemerintahan, yang turut dihadiri oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, didampingi Kepala Bidang Kearsipan dan Kasi Pengawasan Arsip serta arsiparis, Kepala Bagian TaPem yang didampingi oleh Kasubag dan Pengelola Arsip pada bagian tersebut. Kegiatan ini turut menghadirkan dua orang Nara Sumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh.

Kegiatan pembinaan pengelola kearsipan yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada tahun 2020 ini, menurut penjelasan Alimsyah, selaku kepala Dispersip, akan dialokasikan ke dua satuan kerja yaitu Sekretariat Pemko Bagian Tata Pemerintahan dan Disdukcapil. Pembatasan dua OPD ini, sesuai dengan kondisi masa Pandemi Covid 19 dan Kemampuan Dispersip saat ini paparnya. Pembinaan kedua OPD  dimaksudkan sebagai upaya Pembinaan langsung kepada unit kearsipan sehingga dapat berbenah dan meningkatkan pada pemahaman, kemampuan dan kemandirian unit kearsipan sebagai pencipta arsip dan sebagai pengelola arsip dinamis, dengan metode pendampingan  in servis dan on servis sehingga diharapkan lebih efektif dan efesien.

Pada pelaksanaan kegiatan ini, secara teknis Kabid Kearsipan selaku penanggungjawab kegiatan berharap dapat memperkuat pendampingan pada aspek-aspek yang perlu dilakukan pembinaan antara lain;    Pembinaan terhadap sistem pengelolaan arsip;  Pembinaan terhadap sumber daya manusia sebagai pengelola arsip;  Pembinaan terhadap pengadaan sarana dan prasarana yang tepat serta penggunaan sarana dan prasarana yang efektif; dan  Perlunya perencanaan anggaran khusus di bidang kearsipan pada setiap OPD ungkapnya.

Disela sela kegiatan itu, Kedua Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, memberikan apresiasi yang tinggi atas upaya-upaya Pemerintah Kota Banda Aceh dalam membenahi tata kelola kearsipan daerah, Sri Kartini Arsiparis Dispersip Aceh, selaku Nara sumber, menjelaskan dimana kegiatan pembinaan pengelola kearsipan OPD ini merupakan langkah awal, dan strategis dan prosfek yang baik dalam pengelolaan kearsipan di Kota Banda Aceh, karena melalui pendampingan dalam pembinaan kearsipan langsung pada nadi pencipta dan pengelola arsip itu sendiri, sebagai hulu lahirnya arsip, sehingga memberikan penataan dari awal secara baik dan benar. Kegiatan pendampingan di Bagian TaPem ini akan berlangsung sejak tanggal 15 Juli s.d. 25 September 2020, dengan harapan semoga sukses dan tidak mengalami hambatan dan kendala.

 

#Dispersip.

About DISPERSIP 70 Articles
MENJADIKAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA BANDA ACEH SEBAGAI PUSAT PENGETAHUAN DAN INFORMASI YANG GEMILANG DALAM BINGKAI SYARIAH