Banda Aceh – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Banda Aceh bekerjasama dengan Dinas Perpustakaaakan dan Kearsipan (Diapersip) Aceh akan melaksanakan tahapan evaluasi dan pembinaan kearsipan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Banda Aceh, Kamis (12/11/2020). Pembinaan sebelumnya yang dilaksanakan pada Jumat 6/11 membahas kaidah kearsipan terkait surat masuk dan surat keluar yang harus disatukan.
Pada kesempatan tersebut Arsiparis Madya Dispersip Aceh Sri Kartini, S. E mengatakan bahwa surat masuk dan surat keluar harus disatukan. Karena sarana pencacatan di buku agenda nantinya juga disatukan. “Contohnya Dispersip mengirim surat pembinaan, Disdukcapil membalas suratnya bahwa kami bersedia menerima pembinaan, dari proses Berjalannya pembinaan hingga tahap penyusunan laporan sampai selesai semua satu agenda,” kata Sri. Sri melanjutkan bahwa selama pembinaan dari awal Disdukcapil sudah ada perkembangan yaitu mencatat berkas arsip aktif dan inaktif. “Arsip inaktif terhitung tahun 2018 kebawah dan arsip aktif 2019 keatas sampai sekarang. Hitungannya, arsip menjadi inaktif setelah dua tahun,” jelasnya.
Tambahnya “Baik arsip aktif maupun inaktif dituntut nomor berkas dan kode klasifikasinya,” Sri mengatakan bahwa dikarenakan di Disdukcapil banyak arsip vital sehingga arsip aktif sistem pemyimpanan sesuai dengan kaidah kearsipan yaitu sistem filling. “Harusnya berkas arsip aktif sarana penyimpanannya melalui filing. Nanti diberi pembatas, untuk klasifikasi Primer, sekunder dan tersiernya,” ungkapnya.
Pada kesempatan yang sama kasi pembinaan dan pengawasan Arsip Dispersip Kota Banda Aceh Novridar, S. E mengatakan bahwa pembinaan dilakukan melalui diskusi bersama dan praktek secara langsung tentang tata kelola arsip dinamis, aktif dan inaktif serta tatacara pemberkasan arsip. “Kita juga memberi petunjuk kepada para pengelola arsip di Disdukcapil tentang pemilahan arsip sesuai dengan kode klasifikasinya,” ungkap Novri.
Novri menambahkan bahwa pembinaan arsip di Disdukcapil kita lakukan ke semua bidang, yaitu Sekretariat, Bid. Kepegawaian dan Umum, Bid. Kemanfaatan Data dan Pelayanan, Pelayanan Pendaftaran Penduduk, Pelayanan Pencacatan Sipil dan Pengelolaan Informasi, Administrasi kependudukan.
#Dispersip
